Manajemen Pengawasan

I. Pengertian

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

II. Pentingnya Pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

• Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya:

1. Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus – menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati – hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan – kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu – satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

5. Komunikasi

6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah perbandingan petunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

III. Kesimpulan

Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan memfokuskan diri pada apa yang harus dilakukan , tidak saja pada usaha pengukuran .  Pokok perhatian ada pada kegiatan yang penting bagi tercapainya tujuan organisasi.

Sistem pengawasan harus mendukung usaha menyelesaikan masalah dengan pengambilan keputusan , tidak haanya menunjukkan penyimpangan-penyimpangan. Sistem tersebut harus dapat menunjukan mengapa terjadi penyimpangan dan apa yang harus dilakukan untuk perbaikannya.

Sistem pengawasan harus dapat dengan cepat atau dini mendeteksi penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera agar terhindar hal-hal yang tidak diharapkan ; kalau perlu dengan cara-cara pengecualian .

Sistem pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi para pengambil keputusan , artinya informasi yang mudah dimengerti , padat . Sistem pengawasan harus dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang berubah-ubah . Sistem pengawasan harus pula dapat mengakomodasikan kapasitas seseorang untuk mengawasi dirinya sendiri . Yang penting harus ada saling percaya , komunikasi dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan . Pengawasan diri tercipta bila rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang yang mampu bagi pekerjaannya dilakukan dengan baik .

Sistem pengawasan harus menitik-beratkan  pada pengembangan , perubahan dan perbaikan ; kalau dapat sanksi dan peringatan itu diminumkan . Kalau sanksi diperlukan haruslah dilaksanakan dengan hati-hati dan manusiawi . Akhirnya sistem pengawasan harus jujur dan objektif artinya tidak memihak , dan satu-satunya tujuan adalah peningkatan kerja .

Kesimpulan :

1. Pengawasan saja tidak cukup , karena reaksi manusia selalu negative terhadapnya .
2. Pengawasan harus efektif dan persyaratan untuk kita dipenuhi .

Penanganan Mananajemen Konflik

Pada dasarnya semua manusia tidak bisa terlepas dari sebuh konflik. Karena pada diri kita sendiri sesungguhnya sering terjadi konflik yaitu pertentangan antara kutub positif dan kutub negatif dalam diri. Artinya, bahwa sesungguhnya dalam diri kita sendiri membutuhkan suatu cara bagaimana mengendalikan pertentangan tersebut kearah yang tepat. Dari dalam diri saja sudah muncul pertentangan atau konflik. Bagaimana dengan lingkungan atau organisasi yang kita tempati saat ini, yang terdiri dari beberapa individu – individu yang mungkin masing – masing memiliki kepentingan ? Tentu saja potensi konflik semakin besar.

Konflik secara bahasa berasal dari configere yang artinya saling memukul. Konflik juga dapat dikatakan bahwa suatu pertentangan antara pihak tertentu dengan pihak lainnya untuk mencapai kepentingan pihak tersebut dan menyingkirkan pihak lawan. Dari pengertian tersebut, bahwa konflik secara implisit cenderung menakutkan karena memiliki dampak terhadap pihak yang berkonflik. Sedangkan disisi lain bahwa konflik merupakan suatu yang melekat pada kehidupan kita. Oleh karena itu, penting bagi kita semua untuk memiliki kemampuan dan kecermatan dalam mengelola konflik.

Berdasarkan Fungsi

Konflik tidak hanya dianggap sebagai suatu masalah dalam organisasi, namun konflik juga memiliki  fungsi yang dapat meningkatkan karya organisasi. Adapun fungsi konflik diantaranya adalah :

• Sebagai alat kohesi atau alat pemersatu

Bahwa konflik atau pertentangan akan menjadi suatu pemicu soliditas dalam kelompok. Karena dalam kelompok yang memiliki satu kepentingan, senasib dan satu musuh, akan membentuk kelompok yang erat berdasarkan persamaan tersebut. Begitupun dengan sejarah kemerdekaan Indonesia karena adanya persamaan nasib dari masyarakat seluruh nusatara terhadap negara kolonial pada saat itu. adapun contoh lain, pada saat era reformasi 98 untuk  menurunkan Presiden Soeharto oleh gerakan pemuda dan mahasiswa karena adanya satu pandangan dan satu nasib. Namun, semua itu karena adanya sebuah konflik dan dari contoh tersebut dapat kita ketahui bahwa konflik berfungsi sebagai alat pemersatu.

• Sebagai alat penyeimbang

Konflik dapat dikatakan sebagai alat penyeimbang yaitu ketika suatu pertentangan antara pihak yang memiliki otoritas dengan yang tidak dibekali otoritas. Namun, ketika konflik itu terjadi, semuanya bisa seimbang dan memiliki potensi untuk menjadi pemenang dalam konflik. Contohnya pada masa orde baru, Presiden Soeharto mampu menduduki status quo dengan masa jabatan kurang lebih 32 tahun. Beliau memiliki otoritas dan power yang sangat kuat pada masa itu. Namun, komunitas masyarakat dan mahasiswa yang memiliki power yang kecil akhirnya mampu mendesak penurunan Presiden Soeharto pada Mei 1998. Artinya bahwa pada fase konflik ini mampu membuat pihak – pihak tersebut sama – sama memiliki power yang kuat.

• Sebagai alat pemicu kreativitas

Konflik memiliki potensi besar dalam merangsang kreativitas individu atau kelompok tertentu. Dengan adanya sebuah konflik, tentu saja pihak – pihak yang berkonflik selalu terus berupaya mencari starategi dan solusi untuk menghadapi konflik. Pada fase bahwa suatu hal yang alamih bahwa manusia akan muncul kreativitas karena berada dalam situasi yang terdesak oleh konflik.

Dari fungsi konflik diatas, maka dampak dari sebuah konflik dibagi menjadi dua yaitu dampak fungsional dan disfungsional. Dampak fungsional adalah dampak yang dihasilkan dari sebuah konflik yang menciptakan peningkatan karya terhadap organisasi. Sedangkan dampak disfungsinal adalah dampak dari sebuah konflik yang membuat penurunan karya organisasi. Dari dampak konflik tersebut, seorang pemimpin harus dapat memanage konflik agar mengarah pada dampak  fungsional  untuk kemajuan organisasi.

Bagiamana Mengelola Konflik ?

Dalam mengelola konflik haruslah diketahui dan dianalisa konteks dan konten dari sebuah konflik yang muncul. Konteks dari sebuah konflik yaitu runglingkup maupun pelaku konflik yang terlibat. Sedangkan konten adalah isi, muatan atau kualitas dalam sebuah konflik. Kedua hal tersebut perlu dianalisa agar dapat melakukan pendekatan penanganan konflik yang tepat agar menciptakan dampak fungsional. Konteks dari sebuah konflik dapat dilihat dari jenisnya baik konflik antar individu, invidu dengan kelompok, maupun kelompok dengan kelompok. Sedangkan konten adalah kualitas dari konflik yang muncul, termasuk kualitas para pelaku konflik. Setelah adanya suatu pemetaan terahdap konteks dan konten dari sebuah konflik, maka selanjutnya gunakan pendekatan penganan konflik yang tepat.

Penanganan konflik dapat dilakukan dengan lima gaya penanganan. Gaya tersebut dilakukan berdasarkan keterbilatan dan pengaruh antara diri kita dengan orang lain. Adapun lima gaya penanganan konflik adalah sebagai berikut :

1. Integrating

Gaya penanganan ini merupakan salah satu gaya yang digunakan dengan gambaran bahwa perhatian terhadap diri kita tinggi dan perhatian terhadap orang lain juga tinggi. Gaya ini digunakan untuk penyelesaian konflik dari masalah yang kompleks.

2. Obliging (Smoothing)

Bahwa gaya penanganan konflik ini menggambarkan bahwa perhatian terhadap diri kita rendah, sedangkan perhatian pada orang lain tinggi. Gaya ini biasanya digunakan untuk permasalahan yang tidak berpengaruh besar, sehingga kita mengakomodir kepentingan orang lain.

3. Avoiding

Pada gaya ini menggambarkan bahwa perhatian terhadap diri sendiri rendah, dan perhatian terhadap orang lain juga rendah. Dalam hal ini penanganan konflik cenderung menghindar. Gaya penangan ini bersifat sementara dan bisa muncul kembali diwaktu yang akan datang.

4. Dominating

Gambaran dari gaya ini adalah perhatian dari terhadap diri sendiri rendah, sedangkan perhatian terhadap orang lain tinggi. Penangan konflik dengan gaya ini biasanya dilakukan oleh pihak yang memiliki otoritas yaitu pimpinan yang memutuskan penanganan konflik karena desakan waktu yang harus diselesaikan segera mungkin.

5. Kompromi

Gaya ini merupakan cara yang moderat dalam penyelesaikan konflik. Kompromi dilakukan dapat melalui pihak ketiga, sehingga hasil kesepakatan dapat beorintasi  jangka panjang.  Penerapan gaya ini tepat untuk kasus yang prinsipil dengan kekuatan dari masing – masing pihak yang kuat. Sehingga perlu adanya jalan penyelesaian untuk jangka panjang. Kelemahan dalam gaya ini adalah relative membuatuhkan waktu yang cukup lama.

Disadari bahwa pengelolaan konflik merupakan suatu hal penting untuk peningkatan kualitas organisasi, maka suatu point bagi kita jika memiliki kemampuan mengelolanya. Diawali dengan identifikasi baik secara konteks dan kontek dari sebuah konflik, maka selanjutnya gunakan gaya tepat untuk penanganan terhadap konflik yang muncul. Dengan demikian harapan kita untuk mengarahkan konflik yang membawa dampak fungsional akan terwujud.

Manajemen Information system

Disingkat dengan MIS. Dalam bahasa Indonesia disebut dengan Sistem Informasi Manajemen. Didefenisikan sebagai kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menhasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan management di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Atau, kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

Istilah Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini banyak digunakan pada tahun 1980an hingga 1990an, yang menunjukkan sistem-sistem informasi fungsional, yaitu sistem yang diterapkan di fungsi-fungsi organisasi. Sistem Informasi Manajemen ini terdiri dari sistem informasi akuntasi, sistem informasi keuangan dan sistem informasi pemasaran. MIS sudah diterapkan di Amerika Serikat sejak awal tahun 1970an yang digunakan untuk memberikan infromasi kepada manajer-manajer fungsional. Istilah ini sudah kurang tepat untuk saat ini, karena sistem informasi telah berkembang melebihi kemampuan sistem informasi fungsional.

Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.

Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

        Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)

       Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 
• Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis. 
• Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
•  Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 
• Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 
• Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. 
• Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem. 
• Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. 
• Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

          Menajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) meliputi :

1. Sistem informasi Akuntansi/Keuangan, 
2. Sistem Informasi Kepegawaian 
3. Sistem Informasi Akademik/Kurikulum 
4. Student Centered Learning melalui e-Learning 
5. Sistem informasi perpustakaan

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan.

Teori Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini diantaranya adalah intensitas, arah, dan ketekunan.

      Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan teori Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah 'alasan' yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan 'semangat', seperti contoh dalam percakapan "saya ingin anak saya memiliki motivasi yang tinggi". 

     Statemen ini bisa diartikan orang tua tersebut menginginkan anaknya memiliki semangat belajar yang tinggi. Maka, perlu dipahami bahwa ada perbedaan penggunaan istilah motivasi di masyarakat. Ada yang mengartikan motivasi sebagai sebuah alasan, dan ada juga yang mengartikan motivasi sama dengan semangat.

      Dalam hubungan antara motivasi dan intensitas, intensitas terkait dengan seberapa giat seseorang berusaha, tetapi intensitas tinggi tidak menghasilkan prestasi kerja yang memuaskan kecuali upaya tersebut dikaitkan dengan arah yang menguntungkan organisasi. Sebaliknya elemen yang terakhir, ketekunan, merupakan ukuran mengenai berapa lama seseorang dapat mempertahankan usahanya.

Hierarki Teori Kebutuhan Maslow

          1. Teori hierarki kebutuhan

 

     Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori hierarki kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik danemosional), sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri).

Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan. Kebutuhan fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah sedangkan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat atas. Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal.

   Teori kebutuhan Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer pelaksana karena teori ini logis secara intuitif. Namun, penelitian tidak memperkuat teori ini dan Maslow tidak memberikan bukti empiris dan beberapa penelitian yang berusaha mengesahkan teori ini tidak menemukan pendukung yang kuat.

 

          2. Teori X dan teori Y

     Douglas McGregor menemukan teori X dan teori Y setelah mengkaji cara para manajer berhubungan dengan para karyawan. Kesimpulan yang didapatkan adalah pandangan manajer mengenai sifat manusia didasarkan atas beberapa kelompok asumsi tertentu dan bahwa mereka cenderung membentuk perilakumereka terhadap karyawan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.

Ada empat asumsi yang dimiliki manajer dalam teori X.

• Karyawan pada dasarnya tidak menyukai pekerjaan dan sebisa mungkin berusaha untuk menghindarinya.
• Karena karyawan tidak menyukai pekerjaan, mereka harus dipakai, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.
• Karyawan akan mengindari tanggung jawab dan mencari perintah formal, di mana ini adalah asumsi ketiga.
• Sebagian karyawan menempatkan keamanan di atas semua faktor lain terkait pekerjaan dan menunjukkan sedikit ambisi.

Bertentangan dengan pandangan-pandangan negatif mengenai sifat manusia dalam teori X, ada pula empat asumsi positif yang disebutkan dalam teori Y.

• Karyawan menganggap kerja sebagai hal yang menyenangkan, seperti halnya istirahat atau bermain.
• Karyawan akan berlatih mengendalikan diri dan emosi untuk mencapai berbagai tujuan.
• Karyawan bersedia belajar untuk menerima, mencari, dan bertanggungjawab. *Karyawan mampu membuat berbagai keputusan inovatif yang diedarkan ke seluruh populasi, dan bukan hanya bagi mereka yang menduduki posisi manajemen.

Pengertian, Visioner, Tegas, Bijaksana Bisa menempatkan diri, Mampu/cakap Terbuka, Mampu mengatur, Disegani , Cerdas, Cekatan, Terampil, Pemotivasi, Jujur, Berwibawa, Berwawasan luas, Konsekuen, Melayani, Credible, Mampu membawa perubahan, Adil, Berperikemanusiaan, Kreatif, Inovatif, Sabar, Bertanggung jawab, Konsiten, Low profile, Sederhana dan humble (rendah hati), Rendah hati/humble, Royal/tidak kikir, berjiwa sosial Loyal (setia) kepada bawahan, Disiplin, Mampu menjadi tauladan/memberi contoh, Punya integritas, Berdikasi/berjiwa mengabdi, Dapat dipercaya (credible), Percaya diri, Kritis, Religious, Mengayomi, Responsive (cepat tanggap), Teliti, Supel (ramah), Pema’af, Peduli (care), Profesional, Berprestasi, Penyelesai Masalah (problem solver), Good looking, Sopan, Cerdas secara emosi (memiliki tingkat EQ yang tinggi

     3. Teori motivasi kontemporer

David McClelland, pencetus Teori Kebutuhan

     Teori motivasi kontemporer bukan teori yang dikembangkan baru-baru ini, melainkan teori yang menggambarkan kondisi pemikiran saat ini dalam menjelaskan motivasi karyawan .

Teori motivasi kontemporer mencakup:

-     Teori kebutuhan McClelland 

          Teori kebutuhan McClelland dikembangkan oleh David McClelland dan teman-temannya. Teori kebutuhan McClelland berfokus pada tiga kebutuhan yang didefinisikan sebagai berikut:

• kebutuhan berprestasi: dorongan untuk melebihi, mencapai standar-standar, berusaha keras untuk berhasil.
• kebutuhan berkuasa: kebutuhan untuk membuat individu lain berperilaku sedemikian rupa sehingga mereka tidak akan berperilaku sebaliknya.
• kebutuhan berafiliasi: keinginan untuk menjalin suatu hubungan antarpersonal yang ramah dan akrab.

-     Teori evaluasi kognitif

          Teori evaluasi kognitif adalah teori yang menyatakan bahwa pemberian penghargaan-penghargaan ekstrinsik untuk perilaku yang sebelumnya memuaskan secara intrinsik cenderung mengurangi tingkat motivasi secara keseluruhan. Teori evaluasi kognitif telah diteliti secara eksensif dan ada banyak studi yang mendukung.

-     Teori penentuan tujuan

          Teori penentuan tujuan adalah teori yang mengemukakan bahwa niat untuk mencapai tujuan merupakan sumber motivasi kerja yang utama. Artinya, tujuan memberitahu seorang karyawan apa yang harus dilakukan dan berapa banyak usaha yang harus dikeluarkan.

-     Teori penguatan

          Teori penguatan adalah teori di mana perilaku merupakan sebuah fungsi dari konsekuensi-konsekuensinya jadi teori tersebut mengabaikan keadaan batin individu dan hanya terpusat pada apa yang terjadi pada seseorang ketika ia melakukan tindakan.

-     Teori Keadilan

          Teori keadilan adalah teori bahwa individu membandingkan masukan-masukan dan hasil pekerjaan mereka dengan masukan-masukan dan hasil pekerjaan orang lain, dan kemudian merespons untuk menghilangkan ketidakadilan.

-     Teori harapan

          Teori harapan adalah kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dalam cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu harapan bahwa tindakan tersebut akan diikuti dengan hasil yang ada dan pada daya tarik dari hasil itu terhadap individu tersebut.

  

   Area motivasi manusia 

     Empat area utama motivasi manusia adalah makanan, cinta, seks, dan pencapaian. Tujuan-tujuan yang mendasari motivasi ditentukan sendiri oleh individu yang melakukannya, individu dianggap tergerak untuk mencapai tujuan karena motivasi intrinsik (keinginan beraktivitas atau meraih pencapaian tertentu semata-mata demi kesenangan atau kepuasan dari melakukan aktivitas tersebut), atau karena motivasi ekstrinsik, yakni keinginan untuk mengejar suatu tujuan yang diakibatkan oleh imbalan-imbalan eksternal. disamping itu terdapat pula fsktor yang lain yang mendukung diantaranya ialah faktor internal yang datang dari dalam diri orang itu sendiri.

   Variabel-Variabel Motivasi

     Kerlinger, N. Fred dan Elazar J. Pedhazur dalam Cut Zurnali menyatakan bahwa variabel motivasi terdiri dari:

           (1) Motif atas kebutuhan dari pekerjaan (Motive) 

           (2) Pengharapan atas lingkungan kerja (Expectation)

           (3) Kebutuhan atas imbalan (Insentive). Hal ini juga sesuai dengan yang di kemukakan Atkinson ,

                 memandang bahwa motivasi adalah merupakan hasil penjumlahan dari fungsi-fungsi motive,

                 harapan dan insentif (Atkinson views motivation strengh in the form of an equattion-motivation =

                 (motive + expectancy + incentive).

    Jadi, mengacu pada pendapat-pendapat para ahli di atas, Cut Zurnali mengemukakan bahwa motivasi karyawan dipengaruhi oleh motif, harapan dan insentif yang diinginkan. Dalam banyak penelitian di bidang manajemen, administrasi, dan psikologi, variabel-variabel motivasi ini sering digunakan. Berikut akan dijelaskan masing-masing variabel motivasi tersebut.

• Motif

      Menurut Cut Zurnali , motif adalah faktor-faktor yang menyebabkan individu bertingkah laku atau bersikap tertentu. Jadi dicoba untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti kebutuhan apa yang dicoba dipuaskan oleh seseorang? Apa yang menyebabkan mereka melakukan sesuatu pekerjaan atau aktivitas. Ini berarti bahwa setiap individu mempunyai kebutuhan yang ada di dalam dirinya (inner needs) yang menyebabkan mereka didorong, ditekan atau dimotivasi untuk memenuhinya. Kebutuhan tertentu yang mereka rasakan akan menentukan tindakan yang mereka lakukan.

Lebih lanjut Cut Zurnali mengutip pendapat Fremout E. kast dan james E. Rosenzweig yang mendefinisikan motive sebagai : a motive what prompts a person to act in a certain way or at least develop appropensity for speccific behavior. The urge to action can tauched off by an external stimulus, or it can be internally generated in individual thought processes. Jadi motive adalah suatu dorongan yang datang dari dalam diri seseorang untuk melakukan atau sedikitnya adalah suatu kecenderungan menyumbangkan perbuatan atau tingkah laku tertentu.

     William G Scott menerangkan tentang motive adalah kebutuhan yang belum terpuaskan yang mendorong individu untuk mencapai tujuan tertentu. Secara lengkap motiv menurut Scott motive are unsatiesfied need which prompt an individual toward the accomplishment of aplicable goals. Berdasarkan uraian di atas dapat dikatakan, motive adalah dorongan yang ada di dalam diri seseorang untuk melakukan perbuatan guna memenuhi kepuasannya yang belum terpuaskan. Selain itu, Maslow sebagaimana diungkap pada halaman sebelumnya membagi kebutuhan manusia ke dalam beberapa hirarki, yakni kebutuhan-kebutuhan fisik, keselamatan dan keamanan, sosial, penghargaan atau prestise dan kebutuhan aktualisasi diri.

• Harapan

      Mengacu pada pendapat Victor Vroom, Cut Zurnali mengemukakan bahwa ekspektasi adalah adanya kekuatan dari kecenderungan untuk bekerja secara benar tergantung pada kekuatan dari pengharapan bahwa kerja akan diikuti dengan pemberian jaminan, fasilitas dan lingkungan atau outcome yang menarik. RL. Kahn dan NC Morce secara singkat mengemukakan pendapatan mereka tentang expectation, yakni Expectation which is the probability that the act will obtain the goal. Jadi harapan adalah merupakan kemungkinan bahwa dengan perbuatan akan mencapai tujuan. Arthur levingson dalam buku Vilfredo Pareto menyatakan : The individual is influenced in his action by two major sources of role expectation the formal demands made by the company as spalled out in the job, and the informal expectation forces make behavioral demans on the individual attemps to structure the social situation and the devine his place in it.

     Dengan merumuskan beberapa pendapat para ahli, Cut Zurnali menyatakan bahwa terdapat dua sumber besar yang dapat mempengaruhi kelakuan individu, yaitu : sumber-sumber harapan yang berkenaan dengan peranannya antara lain, tuntutan formal dari pihak pekerjaan yang terperinci dalam tugas yang seharusnya dilakukan. Dan tuntutan informal yang dituntut oleh kelompok-kelompok yang ditemui individu dalam lingkungan kerja. Di samping itu, menurut Wiliam G Scott , addtionally, as could be anticipated, the groups themselves can be axpected to interact, effecting the others expectations. Ternyata kelompok karyawan sendiri dapat juga mempengaruhi harapan-harapan yang akan dicapainya. Dan dengan adanya keyakinan atau pengharapan untuk sukses dapat memotivasi seseorang untuk mewujudkan atau menggerakkan usahanya (Gary Dessler). Selanjutnya Vroom yang secara khusus memformulasikan teori expectancy mengajukan 3 (tiga) konsep konsep dasar, yaitu : 

(1) Valence atau kadar keinginan seseorang; 

(2) Instrumentality atau alat perantara;

(3) Expectacy atau keyakinan untuk mewujudkan keinginan itu sendiri (Gary Dessler).

• Insentif

     Dalam kaitannya dengan insentif (incentive), Cut Zurnali mengacu pada pendapat Robert Dubin  yang menyatakan bahwa pada dasarnya incentive itu adalah peransang, tepatnya pendapat Dubin adalah incentive are the inducement placed the course of an going activities, keeping activities toward directed one goal rather than another. Arti pendapat itu kurang lebih, insentif adalah perangsang yang menjadikan sebab berlangsungnya kegiatan, memelihara kegiatan agar mengarah langsung kepada satu tujuan yang lebih baik dari yang lain. Morris S. Viteles merumuskan insentif sebagai keadaan yang membangkitkan kekuatan dinamis individu, atau persiapan-persiapan dari pada keadaan yang mengantarkan dengan harapan dapat mempengaruhi atau mengubah sikap atau tingkah laku orang-orang. Secara lebih lengkap Viteles menyatakan : incentive are situasions which function in arousing dynamis forces in the individual, or managements of conditions introduced with the expectation of influencing or altering the behavior of people.

     Menurut Cut Zurnali, pendapat yang mengemukakan bahwa insentif adalah suatu perangsang atau daya tarik yang sengaja diberikan kepada karyawan dengan tujuan agar karyawan ikut membangun, memelihara dan mempertebal serta mengarahkan sikap atau tingkah laku mereka kepada satu tujuan yang akan dicapai perusahaan. Joseph Tiffin mengatakan bahwa pemnberian insentif sangat diperlukan terutama apabila karyawan tidak banyak mengetahui tentang hal apa yang akan dilakukannya. Berikut secara lengkap diuraikan pendapat Tiffin: ordinary speaking, people will not learn very much about anything unless they are motivated to do so, that is, unless they are supplied with an adequate incentive. Maknanya bahwa seseorang tidak banyak mengetahui tentang sesuatu hal, apabila mereka tidak didorong untuk melakukan pekerjaan yang demikian itu, yaitu apabila mereka tidak dibekali dengan insentif secara cukup.

Teori-teori Motivasi dapat diklarifikasikan menjadi tiga kelompok, yaitu :

  1. Teori Petunjuk (prescriptive theories), yaitu mengemukakan bagaimana memotivasi

      para karyawan. Teori-teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba.

  2. Teori-teori Isi (content theories) kadang-kadang disebut teori-teori kebutuhan (need

      theories), adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku

      atau memusatkan pada pertanyaan “apa” dari motivasi. Teori-teori yang sangat

      terkenal diantaranya :

                  o Hirarki Kebutuhan dari Psikolog Abraham H. Maslow.

                  o Frederick Herzberg dengan teori motivasi-pemeliharaan atau motivasi

                     higienis.

                  o Teori prestasi dari penulis dan peneliti David McCleland.

 3.  Teori Proses (process theories) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan

      dilaksanakan atau menjelaskan aspek “bagaimana” dari motivasi. Teori-teori yang 

      Termasuk kategori teori-teori proses adalah:

                  o Teori Pengharapan

                  o Pembentukan perilaku (Operant Conditioning)

                  o Teori Porter-Lawler

                  o Teori Keadilan.